العدد المطلوب : (2) وظيفة
جهة العمل : شركة إستشارية متخصصة (العمل بمشروع) .
مكان العمل : الخرطوم .
المهام و الواجبات المطلوبة للوظيفة :
- معالجة البريد اليومي الوارد والصادر عبر الخطابات والمذكرات والفاكس والبريد الإليكتروني ، ويشمل ذلك : (إستلام وإرسال وتسجيل وفرز وتوجيه وتصوير وتوزيع وحفظ) البريد اليومي .
- معالجة جميع الاتصالات الهاتفية : إعداد دليل خاص بالعناوين والهواتف ، إستقبال المكالمات الهاتفية الواردة ، التعرف على المتصل والغرض من الإتصال ، تحويل الإتصالات إلى جهة الاختصاص ، إجراء الإتصالات المطلوبة لمدير المشروع مع المسئولين والمديرين ، تسجيل المكالمات الهاتفية .
- اعداد المراسلات الخاصة بمدير المشروع ويشمل ذلك : طباعة وتحرير المراسلات المكتوبة الصادرة وإعداد إجراءات إرسالها وتصويرها وحفظها .
- المعرفة والقدرة على إدارة وحدة التحكم للوثائق الخاصة بالمشاريع (document controller) ، ويشمل ذلك : التنسيق الكامل بين العملاء والإدارات المختصة بالمشروع في إستلام وثائق المشروع ، التأكد من أن جميع أقسام المشروع تتبع نفس الإجراءات فيما يتعلق بالوثائق للمشروع ، فحص نوعية الوثائق واعتمادها لضمان أنها تحتوي على المعلومات الصحيحة والمفهومة ، الحفاظ على قاعدة بيانات الحاسوب لجميع وثائق المشروع المودعة لضمان استرجاعها بالسرعة المطلوبة .
- الحفاظ على قاعدة البيانات الخاصة بالمشروع من الملفات والوثائق ، والعمل على تطوير وسائل الأرشفة والتوثيق .
- التنسيق الكامل لجدول الإجتماعات الخاصة بمدير المشروع والتنسيق مع الإدارات العليا بالمشروع ، تنسيق المقابلات الرسمية مع الجهات المختصة أو عملاء المشروع ، وتنظيم وتنسيق المقابلات الداخلية والخارجية بين مدير المشروع والمتعاملين معه .
- تدوين المحاضر وتحضير العروض والرسائل وتحرير التقارير بالتنسيق مع مدير المشروع والإدارات المختلفة .
- تخطيط وتنظيم رحلات العمل لمدير المشروع بالتنسيق مع الإدارات الأخرى المختصة .
- إستقبال عملاء وضيوف المشروع والإعتناء بهم .
- حصر إحتياجات المشروع من التجهيزات والمواد والعمل على توفيرها .
- إعداد التقارير الدورية عن الإنجازات الخاصة بالسكرتارية واقتراحات تطوير الأداء .
- أى مهام أخرى تكلف بها في مجال الاختصاص .
الخبرات و المؤهلات و الشروط المطلوبة :
- المؤهل المطلوب : بكالوريوس (سكرتارية تنفيذية / إدارة أعمال / أو أي تخصص أخر مشابه) .
- الخبرة لا تقل عن أربع سنوات في نفس الوظيفة .
- إجادة اللغة الانجليزية تحدثاً وكتابة .
- المعرفة والإلمام التام بجميع برامج مايكروسوفت - Microsoft (ورد ، إكسل ، بوربوينت ، أكسيس ..) .
- المقدرة على العمل كفريق عمل واحد أو أكثر ، مع توفر مهارات التعامل مع الآخرين .
- أن تكون متعددة المهام وفق الوظيفة ، إجادة تحديد الأولويات ، وإدارة سير العمل مع اهتمام أكبر بالتفاصيل .
- على دراية ومعرفة بمهارات تكنولوجيا المعلومات وقدرات الاتصال والتخاطب .
- الإلمام والمعرفة في تنظيم وترتيب الملفات .
- أن تكون أنثى ، ويكون العمر ما بين (25) عاماً إلى (35) عاماً .
عدد الوظائف المطلوبة : وظيفتان .
المرتب والمخصصات : يحدد حسب سنوات الخبرة والمؤهلات .
للتقديم :
يرجئ إرسال الطلب وصور الشهادات الأكاديمية وشهادات الخبرة عبر البريد الإليكتروني :
jobs.tksd@gmail.com
أخر يوم للتقديم : 25-8-2015م
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق